Dematerializzazione, anzi conservazione digitale dei documenti: le normative e i vantaggi in Italia / by luca nogara

 

La dematerializzazione dei documenti non solo permette di risparmiare sulla carta, sull'inchiostro e sulle ore di lavoro delle persone che vanno e vengono dalle stampanti agli archivi e viceversa. È l'integrazione digitale a permettere di lavorare più efficacemente, aumentando la produttività individuale e aziendale

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In un mondo in cui la metà del nostro tempo la passiamo a guardare informazioni on line da qualsiasi dispositivo, parlare di gestione cartacea dei documenti sembra quasi un paradosso. Eppure, a dispetto di una digitalizzazione sempre più spinta, il mondo analogico rappresenta ancora un'entità immane di archivi e scaffali pieni di carta.

Alla luce delle tecnologie oggi disponibili, la gestione documentale tradizionale oggi è senza dubbio un processo irrazionale: scrivere, stampare, firmare, vidimare, spedire, fotocopiare/scansionare, archiviare, recuperare sono tutte attività che non solo richiedono tempo e risorse, ma sono anche soggette a un tasso di errore elevato.

Insomma, i vantaggi della dematerializzazione dei documenti sono ormai chiari a tutti.  La gestione digitale non solo permette di risparmiare sulla carta, sull'inchiostro e sulle ore di lavoro delle persone che vanno e vengono dalle scrivanie alle stampanti, dagli archivi alle scrivanie, ma permette agli impiegati di lavorare più velocemente e più efficacemente, aumentando la produttività individuale e aziendale. Non a caso nel 2016 il 40% degli investimenti delle aziende italiane sarà finalizzato a progetti di digitalizzazione e dematerializzazione (Fonte: Osservatori Digital Innovation 2015 - Politecnico di Milano).