e-procurement

Automazione dei processi d'acquisto, i consigli di Gartner per affrontare il cambiamento by luca nogara

Con la diffusione delle applicazioni Cloud e dei nuovi strumenti di machine learning, i prossimi tre anni saranno decisivi per l'eProcurement. Per arrivare preparate le aziende dovranno prima organizzare le informazioni e scegliere le giuste soluzioni con vendor e supplier

fonte: digital4.biz . potete leggere l'articolo originale qui 

Sono diversi i trend tecnologici che stanno attraversando, in maniera più o meno evidente, il mondo del Procurement. Secondo Gartner, da qui al 2020 assisteremo a una rivoluzione che ridefinirà molte delle abitudini consolidate e dei processi che caratterizzano oggi le attività di acquisto. Si parla naturalmente di e-invoicing, e-sourcing e supplier information management, che rappresentano alcuni degli strumenti già ampiamente diffusi, ma anche di approcci strategici guidati dall'introduzione di sistemi basati su Cloud e Artificial Intelligence.

Entro il prossimo triennio, prevede Gartner, più del 70% degli investimenti tecnologici su Procurement e processi di approvvigionamento sarà dedicato a soluzioni distribuite tramite la Nuvola, che pesa già per il 90% rispetto a tutte le nuove implementazioni Procure-to-Pay (P2P) nel settore privato come in quello pubblico. Alla ricerca di maggiore semplificazione, già a partire dal 2019 i vendor smetteranno di fornire portali orizzontali pre-confezionati capaci di supportare ciascuna delle interazioni coi partner della supply chain, in favore di una maggiore flessibilità delle applicazioni. Mentre dall'anno prossimo le piattaforme di P2P che tengono conto dei prezzi correnti riusciranno a garantire due volte i risparmi di quelle che non hanno questa capacità. Il futuro però non è tutto rose e fiori: secondo la società di consulenza, la modesta adozione di soluzioni all'avanguardia che ha contraddistinto il mondo del Procurement negli ultimi anni limiterà la penetrazione delle tecnologie smart (basate su machine learning e algoritmi ad hoc) al 10% del mercato potenziale.

 

Recuperare terreno si può, a patto di sposare una strategia “Cloud First”, che permette di accelerare l'intera organizzazione sul piano della digital transformation, allargando la vista sulle soluzioni disponibili sul mercato e migliorandone per questo l'accesso. Al tempo stesso è necessario valutare approfonditamente l'apporto che gli strumenti analitici (anche i più avanzati, come il già citato machine learning) possono fornire rispetto all'automazione e all'ottimizzazione dei processi, specialmente ora che il passaggio verso il paperless, secondo Gartner, ha superato il punto di non ritorno, integrando anche supporti tradizionalmente elettronici ma non strutturati, come per esempio le mail.

Prima di investire in nuove tecnologie, però, Gartner consiglia di consultare non solo i vendor, ma anche i fornitori chiave - oltre che una rappresentanza di supplier minori - per valutare insieme quale percorso di digitalizzazione può essere intrapreso e integrato più facilmente a tutto vantaggio del ROI dei soggetti coinvolti. Passo fondamentale, nel momento in cui si coinvolgono i partner per le implementazioni di soluzioni predittive avanzate è classificare e ordinare le informazioni e le serie storiche che saranno date in pasto ai nuovi sistemi. Allo stesso modo, nel momento in cui intendono potenziare il Contract Lifecycle Management (CLM) in questo senso, le aziende devono conoscere le basi per permettere agli applicativi P2P e ai virtual assistant, costruiti su tecnologie NLP (natural-language processing) di accedere ai file. Anche se dematerializzati, infatti, nel momento in cui i contratti si trovano in silos separati, i sistemi non possono accedervi per catturare, estrarre e processare i dati utili a costruire previsioni e insight. E tutto questo senza considerare il risk management e le difficoltà che comporta il trattamento e la condivisione di informazioni sensibili. Il futuro, dunque, è vicino (oltre che inevitabile), ma per raggiungerlo bisogna preparare attentamente la strada.

 

L'Ufficio Acquisti nell'era digitale: l'eProcurement a portata anche delle PMI by luca nogara

Negli ultimi anni si sono affermati modelli di gestione degli approvvigionamenti che risolvono l'intero processo source-to-pay utilizzando piattaforme digitali. Ecco come l'eProcurement riduce costi e tempi di tutte le attività, dallo scouting dei fornitori alla fatturazione elettronica, e perché oggi è uno strumento indispensabile anche per le piccole e medie imprese

fonte: digital4biz.it . potete leggere l'articolo originale qui

 

L’eProcurement (Electronic Procurement) è il processo di approvvigionamento elettronico di beni e servizi attraverso l’uso di piattaforme digitali basate sul Web. Questo tipo di sistemi fa capo a un complesso di regole, modalità organizzative e procedure che comprendono l’impiego di software e tecnologie Internet e di commercio elettronico (eCommerce) che vengono utilizzati tra aziende e aziende (eCommerce B2B o Business to Business), tra aziende e privati (eCommerce B2C o Business to Consumer) o tra aziende e istituzioni pubbliche (B2G o Business to Government).

Le piattaforme di eProcurement possono arrivare a supportare l'intero processo Source to Pay (S2P). L’intero ecosistema S2P è a sua volta composto da macro processi S2C (Source to Contract) e P2P (Procure To Pay). Il primo più orientato alle azioni strategico decisionali, quali ad esempio il monitoraggio e analisi della spesa, governance e tracciabilità del processo negoziale, analisi e valutazione del parco fornitori e relativi rischi e performance. Il secondo, invece, è focalizzato sugli aspetti transazionali-operativi inerenti l'acquisto del bene e servizio richiesto e includono la selezione, utilizzando cataloghi online, l’emissione dell’ordine e relativa entrata merce, fino alla ricezione delle fatture e al pagamento dei fornitori.

Come funziona l'eProcurement e quali sono i punti di forza

Le soluzioni utilizzate si basano su tecnologie di interscambio dei dati standardizzate comeElectronic Data Interchange (EDI) o XML che si interfacciano a software gestionali e soluzioni più evolute come gli ERP (Enterprise Resource Planning).  

I punti di forza di una soluzione digitale di eProcurement si possono sintetizzare in 4 punti chiave: 

  1. informazioni gestite in house o in cloud, fruibili in multicanalità, garantite da modalità di accesso via web browser  
  2. tracciabilità di tutte le attività svolte dall’acquirente e dal fornitore per garantire massima trasparenza in caso di controversie 
  3. continua e persistente disponibilità dei dati e delle informazioni gestite e/o caricate, grazie a sistemi e procedure di disaster recovery e alta affidabilità che garantiscono la business continuity 
  4. altissime garanzie di sicurezza, tracciabilità, trasparenza e continuità, verificate e certificate da enti terzi accreditati, che tutelano il cliente

eProcurement per le PMI

Un tema rilevante per le piccole e medie imprese (PMI), dotate generalmente di uffici acquisti di dimensioni limitate in cui i professionisti spesso devono dividersi su diverse attività, è il carico di lavoro e le competenze necessarie per passare e operare su piattaforme digitali. Per esempio nella gestione di un albo fornitori digitale il carico di lavoro, pur risultando nell’arco dell’intero processo ben inferiore a quello che si registra in una gestione cartacea o con un livello basso di dematerializzazione, presenta qualche elemento di preoccupazione nella fase di inserimento dei dati. In questa fase sono coinvolti entrambi gli attori della relazione cliente/fornitore: l’impresa cliente deve controllare e verificare (e in alcuni casi anche inserire) i dati di centinaia o migliaia di fornitori; l’azienda fornitrice deve inserire e aggiornare sistematicamente i propri dati nell’albo di ciascuno dei propri clienti, ripetendo l’operazione con modalità diverse in assenza di standard riconosciuti e applicati.

 

Limitare la richiesta di dati da inserire e trattare manualmente e reperirli automaticamente da altre fonti dove questi siano già disponibili, diventano imperativi irrinunciabili. La tecnologia dell’eProcurement può già rispondere positivamente attraverso gli strumenti di accesso automatico in cloud a information provider o a agenzie di rating per condividere informazioni quali dati aziendali, dati economico finanziari dedotti e documentati da bilanci certificati, dati ausiliari quali indicatori di solidità finanziaria, analisi della composizione societaria, connessioni e partecipazioni con altre società, evidenza di negatività che impattano sulla solidità e sulla reputazione dell’azienda, e così via. Questi dati entrano automaticamente in modo strutturato nell’albo, sono immediatamente disponibili per la loro fruizione e liberano così sia il fornitore dall’onere dell’inserimento manuale sia, essendo già certificati, il professionista dell’ufficio acquisti dall’onere della verifica, analisi e valutazione.

Anche l'attività di monitoraggio dei comportamenti e delle prestazioni dei fornitori attivi può essere snallita se si raccolgono periodicamente dagli information provider dati aggiornati su bilancio, indicatori finanziari, eventuali cambi di assetto societario e informazioni su sopravvenute positività o negatività.

 

Ufficio acquisti al bivio

Alla luce delle tecnologie oggi disponibili, la gestione documentale tradizionale oggi rimane senza dubbio un processo irrazionale: scrivere, stampare, firmare, vidimare, spedire, fotocopiare/scansionare, archiviare, recuperare un documento cartaceo sono tutte attività che non solo richiedono tempo e risorse, ma sono anche soggette a tassi di errore elevati.  La digitalizzazione dell'intero ciclo dell’ordine - contando i risparmi di manodopera, carta, costi di trasmissione e spazio (di stoccaggio dei documenti) – permette di ridurre il costo di gestione dell’intero ciclo dall’84% del settore materiali edili al 67% del farmaceutico, passando dall’82% nei settori materiali elettrici e largo consumo, all’80% nella produzione di elettrodomestici, secondo stime degli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano con le rispettive associazioni di settore.

L’eProcurement insomma semplifica le attività dell’ufficio acquisti, consentendo anche alle microimprese di gestire agevolmente l’intero processo di acquisto di beni e servizi dalla nascita della richiesta o fabbisogno, passando attraverso la negoziazione o gara telematica, fino alla formalizzazione del servizio e relativo ordine-fattura.

I sistemi di approvvigionamento elettronico aiutano i responsabili degli uffici acquisti in tutte le fasi organizzative, dalla selezione, qualificazione e valutazione dei migliori fornitori per la propria azienda all’applicazione corretta di tutti gli aspetti legali necessari alla definizione di contratti di acquisto completi, dalla classificazione, razionalizzazione e definizione degli obiettivi economici e operativi legati alle aspettative delle funzioni interne dell’azienda, alla definizione di un processo di acquisto ideale per la propria azienda. Le procedure di eProcurement, infatti, permettono di valorizzare il patrimonio fornitori lungo tutto il processo di approvvigionamento: assicurando la tracciabilità dell’intero iter di approvvigionamento (dalla prima ricerca di beni/servizi fino alla stipula del relativo contratto), garantiscono una completa visibilità in ogni fase della relazione e migliorano così l’intera gestione acquisti.